QUY TRÌNH TỰ CÔNG BỐ SẢN PHẨM THỰC PHẨM THÔNG THƯỜNG
(Áp dụng cho doanh nghiệp nhập khẩu sản phẩm thực phẩm tại Việt Nam)
Phạm vi áp dụng: Các sản phẩm thực phẩm thông thường (không bao gồm thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm bổ sung, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt).
I. Giai đoạn 1: Tiếp nhận thông tin và Chuẩn bị ban đầu
Tiếp nhận thông tin sản phẩm từ quý khách:
Mục tiêu: Thu thập đầy đủ thông tin chi tiết về sản phẩm để phục vụ việc lập hồ sơ.
Nội dung:
Tên sản phẩm đầy đủ và chính xác.
Thành phần cấu tạo đầy đủ (bao gồm cả phụ gia, chất hỗ trợ chế biến nếu có).
Hàm lượng các thành phần chính (nếu cần).
Quy trình sản xuất (tóm tắt).
- Hướng dẫn sử dụng, đối tượng sử dụng.
Thời hạn sử dụng.
Quy cách bao gói (khối lượng/thể tích tịnh, loại bao bì).
Hướng dẫn bảo quản.
Tên và địa chỉ nhà sản xuất.
Nguồn gốc, xuất xứ sản phẩm.
Rà soát Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS) và các Quy chuẩn/Tiêu chuẩn hiện hành:
Mục tiêu: Xác định các chỉ tiêu an toàn cần kiểm nghiệm và đảm bảo sản phẩm tuân thủ các quy định.
Nội dung:
Kiểm tra xem sản phẩm có QCVN (Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia) cụ thể nào không.
Nếu không có QCVN, tham chiếu các TCVN (Tiêu chuẩn Việt Nam) hoặc các tiêu chuẩn quốc tế (CODEX, ISO) hoặc xây dựng Tiêu chuẩn cơ sở riêng (TCCS) cho sản phẩm, trong đó liệt kê đầy đủ các chỉ tiêu an toàn (hóa lý, vi sinh, kim loại nặng, dư lượng…).
II. Giai đoạn 2: Chuẩn bị mẫu, nhãn, kiểm nghiệm và tài liệu pháp lý
Chuẩn bị mẫu sản phẩm để kiểm nghiệm:
Mục tiêu: Cung cấp mẫu đại diện sản phẩm sẽ nhập khẩu để kiểm tra chất lượng và an toàn.
Nội dung: Chuẩn bị số lượng mẫu đủ (tối thiểu 500 Gr) theo yêu cầu của phòng kiểm nghiệm. Mẫu phải có bao bì nhãn mác hoàn chỉnh (hoặc nhãn dự kiến) và đảm bảo tính đại diện.
Gửi mẫu đi kiểm nghiệm:
Mục tiêu: Thu được phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm đạt các chỉ tiêu an toàn.
Nội dung:
Lựa chọn phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận ISO 17025.
Thông báo rõ các chỉ tiêu cần kiểm nghiệm dựa trên TCCS/QCVN đã rà soát.
Theo dõi quá trình kiểm nghiệm và nhận kết quả.
Yêu cầu kết quả: Phiếu kết quả kiểm nghiệm phải còn giá trị trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Thiết kế nhãn sản phẩm (hoặc rà soát nhãn nhập khẩu):
Mục tiêu: Đảm bảo nhãn sản phẩm tuân thủ các quy định về ghi nhãn hàng hóa (Nghị định 43/2017/NĐ-CP và sửa đổi bổ sung).
Nội dung:
- Đối với sản phẩm nhập khẩu: Rà soát nhãn gốc.
Các thông tin bắt buộc trên nhãn: Tên sản phẩm, định lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, thông tin nhà sản xuất/nhập khẩu, thành phần, hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, xuất xứ (đối với hàng nhập khẩu), số lô sản xuất, các cảnh báo (nếu có).
Đảm bảo không ghi các nội dung gây hiểu lầm hoặc công bố sai công dụng.
Chuẩn bị tài liệu pháp lý của doanh nghiệp:
Mục tiêu: Xác minh tính hợp pháp của doanh nghiệp.
Nội dung: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao có công chứng hoặc bản sao kèm bản gốc để đối chiếu).
Dịch thuật công chứng (đối với sản phẩm nhập khẩu):
Mục tiêu: Đảm bảo các tài liệu nước ngoài được hợp lệ hóa và dễ hiểu tại Việt Nam.
Nội dung:
Nhãn gốc sản phẩm: Dịch thuật công chứng nhãn gốc ra tiếng Việt.
- Tài liệu khác (nếu có): Ví dụ: tiêu chuẩn của nhà sản xuất, kết quả kiểm nghiệm từ nước ngoài (nếu chưa kiểm nghiệm tại Việt Nam và muốn sử dụng kết quả này, cần đảm bảo phòng kiểm nghiệm nước ngoài đạt chuẩn quốc tế và các chỉ tiêu phù hợp).
III. Giai đoạn 3: Lập Hồ sơ Tự công bố hoàn chỉnh
Soạn thảo Bản Tự công bố sản phẩm (Mẫu số 01 Phụ lục I NĐ 15/2018/NĐ-CP):
Mục tiêu: Lập văn bản chính thức xác nhận việc tự công bố của doanh nghiệp.
Nội dung: Điền đầy đủ, chính xác các thông tin đã thu thập được vào mẫu theo quy định.
Tên sản phẩm (tiếng Việt, tiếng Anh nếu có).
Thành phần, hàm lượng.
Khối lượng/thể tích tịnh, quy cách đóng gói.
Tên, địa chỉ nhà sản xuất, xuất xứ.
Thời hạn sử dụng, hướng dẫn bảo quản, hướng dẫn sử dụng.
Thông tin về TCCS hoặc QCVN/TCVN áp dụng.
Thông tin liên hệ của doanh nghiệp.
Cam kết của doanh nghiệp về an toàn và tuân thủ pháp luật.
Hoàn thiện Hồ sơ Tự công bố:
Mục tiêu: Tập hợp tất cả các tài liệu cần thiết thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
Nội dung: Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự:
Bản Tự công bố sản phẩm (đã ký tên, đóng dấu).
Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm (còn hiệu lực).
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
Mẫu nhãn sản phẩm (bản in màu).
- Nhãn phụ sản phẩm.
Nhãn chính dịch thuât, công chứng.
IV. Giai đoạn 4: Nộp hồ sơ và Công bố
Ký tên, đóng dấu vào Bản Tự công bố và các tài liệu liên quan:
Mục tiêu: Hoàn thiện tính pháp lý cho hồ sơ.
Nội dung: Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký tên, đóng dấu vào Bản Tự công bố và các trang khác (nếu cần).
Nộp hồ sơ cho Sở An toàn thực phẩm (Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm cấp tỉnh):
Mục tiêu: Hoàn thành nghĩa vụ pháp lý về tự công bố.
Cách thức nộp:
Qua Cổng thông tin điện tử (khuyến khích): Truy cập Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố hoặc Bộ Y tế, đăng ký tài khoản, điền thông tin và tải lên các bản scan của hồ sơ.
Nộp trực tiếp: Mang 01 bộ hồ sơ đã hoàn chỉnh đến Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở/nhà máy.
Qua đường bưu điện: Gửi 01 bộ hồ sơ đến địa chỉ Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm cấp tỉnh.
Đăng tải thông tin và lưu hành sản phẩm:
Mục tiêu: Bắt đầu sản xuất, kinh doanh sản phẩm hợp pháp.
Nội dung:
Ngay sau khi nộp hồ sơ (bằng bất kỳ hình thức nào), doanh nghiệp được quyền sản xuất, kinh doanh sản phẩm và hoàn toàn chịu trách nhiệm về an toàn của sản phẩm.
Chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm sẽ tiếp nhận hồ sơ và có trách nhiệm đăng tải tên sản phẩm và tên doanh nghiệp đã tự công bố trên trang thông tin điện tử của mình trong vòng 05 ngày làm việc.
V. Giai đoạn 5: Hậu kiểm và Cập nhật
Lưu trữ hồ sơ:
Mục tiêu: Luôn sẵn sàng cung cấp tài liệu khi cơ quan chức năng yêu cầu.
Nội dung: Lưu trữ toàn bộ hồ sơ Tự công bố (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực) tại doanh nghiệp.
Giám sát và kiểm tra định kỳ/đột xuất:
Mục tiêu: Đảm bảo sản phẩm duy trì an toàn và tuân thủ quy định.
Nội dung: Cơ quan nhà nước sẽ thực hiện hậu kiểm. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra chất lượng sản phẩm thường xuyên và giữ gìn vệ sinh an toàn thực phẩm tại cơ sở.
Cập nhật/Tự công bố lại (khi có thay đổi):
Mục tiêu: Đảm bảo thông tin công bố luôn phản ánh đúng thực tế sản phẩm.
Nội dung: Khi có bất kỳ thay đổi nào trong nội dung đã tự công bố (ví dụ: thay đổi thành phần, công dụng, bao bì, địa chỉ nhà sản xuất, kết quả kiểm nghiệm mới nhất…), doanh nghiệp phải thực hiện lại quy trình tự công bố từ đầu.
Liên Hệ Ngay Với Chúng Tôi!
Hãy để VUK Logistics trở thành đối tác tin cậy, giúp bạn đơn giản hóa mọi quy trình xuất nhập khẩu. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết.
Công ty TNHH TM-DV V.U.K
Số 44, đường số 01, KDC Cityland ParkHills, phường Gò Vấp, Tp.Hồ Chí Minh, Việt Nam.
SĐT/Zalo/Viber: 0357.67.0101
Email: hoangvu.p@vuklogistics.com
Website: www.vuklogistics.com